Работните процедури и документи - как да ги съставим разбираемо

Най-важното, което трябва да се знае преди изготвянето на фирмената документация, е да се определи йерархията на документите. Примерно:

• Правилник за вътрешния ред
• Работни процедури (за отделни процеси/дейности)
• Инструкции (за отделни задачи)
• Формуляри за записи

Инструкциите могат да бъдат разработени за или към отделни етапи от процеса/дейността, описан в процедурата, а формулярите се използват за попълване при извършване на дейностите. Например, инструкции за ремонт, за безопасност, за работа с машини, за встъпителен инструктаж, за обратна връзка от клиенти, за оценяване на доставчици и т. н., описват действията по отделни етапи от по-големи процеси – Ремонт и текуща поддръжка, Подбор и въвеждане на персонал, Измерване на клиентска удовлетвореност, Закупуване на суровини и материали и т.н. Формулярите са стандартизирани документи (фирмени или национални), които се използват за записи в хода на изпълнение на дейностите. Например: „Заявление за работа във фирмата”, „Отчет за извършен ремонт”, „Карта за оценка на доставчик” и т.н. Те са два вида:

• За записи на данни, използвани при анализ или при други етапи от процеса.
• За удостоверяване на запознаване (Служебна бележка за проведен начален инструктаж по ТБТ, Декларация за фирмена тайна и др.).

Няма задължителна форма на процедури – фирмата трябва да състави подходящ модел, който да е:

• лесен за възприемане и за ориентиране;
• по възможност с графики, таблици или картинки;
• с кратки текстови параграфи, кратки изречения и с ключови думи;
• цветни или акцентирани по друг начин елементи;
• с добре изразени лого и наименование на фирмата;
• логически подредени, с ясна структура (имена на разделите);
• не по-дълги от 2-3 страници, а формите – по 1-2 стр.