Секретарката - незаменимият стълб на офиса

В по-малките офиси ролята на асистентката далеч надхвърля задълженията и отговорностите на стандартната секретарка. Тя е човекът, без когото не може, но невинаги това се харесва и се разбира от останалите.

В по-малките офиси, където работят до 20 служители, шефът и неговата асистентка функционират като неразделен дует: 94 от тях не могат да минат без нея. Едно “огледално” изследване “шеф-секретарка”, осъществено от специализираната агенция Dymo, сред 200 души от тези две категории, очертава портрета на секретарката-асистентка. Като богинята Шива, това е жена с много ръце, която се занимава преди всичко с класическите задължения на секретарството: машинопис (97 %), подреждане на документи (96 %) и кореспонденция (94 %). Но тя също така се намесва и в редица стратегически аспекти на функционирането на фирмата:

• избор на доставчици на консумативи (76 %), закупуване на офис техника (50 %),
• търговски въпроси и отношения с клиентите (71 %),
• счетоводство (71 %),
• касиер и връзки с банките (61 %).

Не трябва също така да се забравят многобройните административни задачи, с които я товари шефът:

• данъчни и социалноосигурителни дейности (58 %),
• управление на проекти (53 %),
• подготовка и организиране на срещи и заседания (51 %).

С две думи, ролята й е незаменима, като обаче това се осъзнавало от едва 38 % от анкетираните секретарки-асистентки…